Salesforceで悩むユーザー必見！検索でヒットしないときの解決法

Salesforceで悩むユーザー必見！検索でヒットしないときの解決法 2023年12月11日

こんにちは、りーりーです！
今回は意外と皆さんのつまずきポイント【検索】についてお伝えしていきます。
Salesforceで、ほしい情報を検索したときに何故だかヒットしない…データがあるのは分かっているのにヒットしない…そのような場面はございませんか？
弊社でサポートさせていただいているお客様からもよくご質問いただく内容です。
Salesforceの仕組みを理解し、検索機能を正しく活用できるような情報をおまとめいたしました。

CONTENTS

必要な情報を探し出すには？
グローバル検索
リストビュー
まとめ

必要な情報を探し出すには？
Salesforceのデータ検索箇所といえば、こちらの2つです。
1. グローバル検索
2. リストビュー
▼グローバル検索
Salesforce組織において、検索可能なすべてのデータを検索できる機能です。
ここでは入力されたキーワードにヒットするデータが、オブジェクト・項目を指定しなくても検索できます。
例えば、リードと取引先責任者のどちらに登録したのか分からない名前を検索したり、どこかのレコードに添付したファイルを検索するときに使用すると便利です。

▼リストビュー
指定のオブジェクトにおいて、項目単位で条件設定を行って検索できる機能です。
例えば、”すべてのリード”や”「お問合せ日」が今月のリード”など、条件を満たすレコードを絞り込みことができます。
そのリストビュー内のレコードをさらに検索するための、検索ボックスも備わっています。
グローバル検索
何をどこで検索したらいいか分からない…というときはまず【グローバル検索】を使用することをオススメします！
Einstein SearchというAI機能を用いて検索が行われるため、パーソナライズされたインスタント結果が表示されます。ユーザーの利用状況から求めていると予測されるデータを表示してくれるので、キーワード入力だけで検索できてしまうこともあるかもしれません。

この段階で目的のデータが見つからなかった場合は、[Enter]キーを押して全文検索の結果を表示します。
「上位の結果」ページでは、最もよく使用されるオブジェクトのデータが表示されます。

その上で、結果を絞り込みたい場合は画面左側を操作します。
オブジェクトを指定し、さらに項目での絞り込みを行うことも可能です。

ここで、このコラムを見ていただいている方にすばやく的確に検索をするコツを特別にお伝えしちゃいます！
- 最適な結果を得るには、より具体的な検索後を入力して結果を絞り込みます。
  例えば、会社名と氏名（atsumel りーりー）や姓と電話番号（あつめる 052‐526‐1391）といった組み合わせを入力してみましょう。
- 特定の商談を検索している場合は、検索後に取引先名を追加することで結果を絞り込みます。
  例えば、（購入商談 atsumel）のような入力です。インスタント結果のレコード候補でも動作しますよ。
- 検索したいデータが明確な場合は、できる限り具体的に入力をしましょう。
  例えば、2024年1月の売上レポートを検索したい場合は（売上レポート 2024年1月）と入力をしましょう。
また、検索を自由自在に使いこなすには以下の機能もぜひ使ってみてください。

▼ワイルドカード
検索するキーワードの一部しか思い浮かばないという時にワイルドカードを使用してみましょう。Salesforceでは以下が使用可能です。
＝＝＝＝＝
アスタリスク（*）：検索語の途中または末尾に 0 個またはそれ以上の文字が合致する用語を検索するためには * を使用します。
疑問符（?）：検索語の途中または末尾に一つだけの文字が合致する用語を検索するためには ? を使用します。
※日本語では検索語の末尾でのみワイルドカードが使用できる仕様でございます。
＝＝＝＝＝
例えば、”山田*”と検索すると、”山田太郎”や”山田様邸/注文/新規”といった検索結果を表示してくれます。

▼演算子
検索するキーワードを含む/含まないといった細かい条件指定を行う時に使用してみましょう。
＝＝＝＝＝
AND：すべての検索語に一致するデータを検索します。
AND NOT：検索語を含まないデータを検索します。
OR：検索語を最低 1 つ含むデータを検索します。
括弧（）：括弧と論理演算子を使用して、検索語をグループ化します。
引用符（“”）：検索語を引用符で囲み、入力した語の順序で一致を検索します。
＝＝＝＝＝

その他、グローバル検索は進化を遂げており、現在（※2024年1月時点）ではプロファイルごとに検索対象とするオブジェクトを制限するという機能もベータにて備わっています。より検索結果の精度や質が向上してきているのを感じます。

なお、検索キーワードは正しいのにデータが表示されない場合は、レコードアクセス権限にて制限されている可能性がありますので、システム管理者へご確認ください。
リストビュー

検索したいレコードが明確であったり、検索する頻度が高いレコードの場合はリストビューを活用することをオススメします。
事前に条件設定をしておくことで、見たいレコードを一覧で表示できます。
リストビューの作成方法は、こちらのコラムにてご案内しております。ぜひ、ご覧ください。

リストビュー内でさらに検索をしたい場合は、検索ボックスから検索もできます。
ただし、この検索はリストの最初の2,000件のレコードのみが検索されます。条件指定されたリストビューのレコード数が2,000件を超える場合は、条件を絞り込むか、グローバル検索をご利用ください。
なお、リストビューの検索では検索不可項目があります。検索ボックスにカーソルを合わせた際に表示される項目の他、数式項目や通貨項目などテキスト以外の項目は検索できかねてしまいますのでご了承ください。
まとめ

いかがでしょうか？実はSalesforceの検索は奥が深く、ここにはまとめきれない情報がまだまだございます。
検索に関する公式ヘルプはこちらとなりますので、ぜひご参考にしてください。

Lightning Experience でのレコードの検索
 Lightning Experience での検索結果の絞り込みおよび並び替え
 Lightning Experience でのリストビューの検索
 グローバル検索でレコードが見つからない
 グローバル検索でのユーザープロファイルの検索環境のカスタマイズ (ベータ)

コツをマスターして、皆様の業務が少しずつスムーズになったらいいなと思います。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。