ダッシュボードの利便性向上！機能や活用ケースを紹介 2024年09月16日
こんにちは、りーりーです！
今回はSalesforceダッシュボードの便利な利用方法をお届けしたいと思います！
Salesforceを導入しデータ入力は十分できるようになったが、データ分析はまだまだこれからです…という方もいらっしゃるのではないかと思います。
弊社でサポートしているお客様からも、
・ダッシュボードを利用してデータ分析がうまくできていない
・蓄積したデータを業務改善に活かせていない
・ダッシュボードの活用方法を教えてほしい
そんなご相談をよくいただきます。
ダッシュボードがもっと利用しやすくなる方法をご紹介していきます！
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ダッシュボードにはグラフ以外も配置できる！
ダッシュボードを作成するとき、【ウィジェット】内の以下からどれを配置するか選択します。
・グラフまたはテーブル
・テキスト
・画像
テキストと画像はSpring’24よりすべてのEditionで配置可能となりました。例えば、ダッシュボードを見て何を確認したらいいか分からないという場合があるかと思います。
弊社サポートチームでは「どんな時に」「どんな目的で」ダッシュボードを見てほしいのかをテキストのウィジェットを使用して明記しています。
このようにしておくと「毎朝自分のタスクの期日を確認してスケジュールを組めばいいんだな」と利用用途が分かりやすくなります。テキストや画像を組み合わせて評価指標やKPIの説明を加えたり、フロー図や会社ロゴを加えたりして、その環境独自のダッシュボードを作成することができます。
よりダッシュボードへの親近感を感じることができるのではないでしょうか？
ちなみに配置できるウィジェットの数には上限がございますので、ご注意ください。各ダッシュボードでは、最大 25 個のウィジェットを使用でき、その中には、最大 20 個のグラフとテーブル、3 個の画像、25 個のリッチテキストウィジェットが含まれます。
（参考：レポートとダッシュボードの制限および割り当て） -
1つのダッシュボードで多様な角度からデータ分析をする
「部署ごとにダッシュボードが見たいです」「担当別の数字を見ることはできますか？」
このようなご相談もよくお客様からいただきます。
これらは【検索条件】を利用することで簡易的に解決することが可能です。
1つのダッシュボードに最大5つの検索条件を追加することができます。例えば、ダッシュボードで全体実績と合わせて担当別実績も確認したい場合、
検索条件へ「担当者」を追加することで1つのダッシュボードで両方の軸から実績を確認することができます。
これにより、複数のダッシュボードを作成せずとも必要なデータを多様な角度から分析することが可能です。
検索条件の追加方法はこちらをご確認ください。
参考：ダッシュボードに検索条件を追加する -
ダッシュボードを自動更新する
ダッシュボードを確認したときに、「あれ？先週のデータが表示されいる」のように最新のデータに更新されていないと感じる瞬間はありませんか？
Salesforceのダッシュボードは自身で［更新］ボタンを押下して、最新の状態に更新する必要があります。
慣れてしまえば些細な動作ですが、いつもこの時間に確認すると決まっているダッシュボードであれば確認するタイミングで常に最新の状態になっていると嬉しいですよね。これはダッシュボードの【登録】を利用することで自動更新が可能になります！
レポートにも【登録】がありますが、同じ機能です。（参考：レポートをメールで確認する方法）
通常この機能はダッシュボードの内容をメール通知させるものですが、
ダッシュボードを自動更新のみをしたいという場合は、「ダッシュボードが更新されたときに、メールで新しい結果を受信します。」のチェックを外せばメール通知は行われず、ダッシュボードの自動更新のみが行われるように設定可能です。ちなみに登録可能なダッシュボードの数には上限がありますので、ご注意ください。
Unlimited Edition 組織の各ユーザーは、レポートを 15 個、ダッシュボードを 15 個まで登録できます。その他の組織のユーザーは、レポートを 7 個、ダッシュボードを 7 個まで登録できます。
参考：Lightning Experience レポートおよびダッシュボードの登録 -
ダッシュボードを誰として参照しているのか？
ダッシュボードを見ると「〇〇として参照」という文言が確認できるかと思います。
皆さん、これは何を指しているか分かりますか？
”ダッシュボードを誰として参照するのか”を示すものとなります。実行ユーザーは以下3つから選択ができます。
- 自分
- 別のユーザー
- ダッシュボード閲覧者
それぞれ以下のような違いがあります。
■自分
ダッシュボードの設定者が”ユーザーA”の場合、
ユーザーAもユーザーBも”ユーザーA”として参照します。
この時、”ユーザーA”の参照設定に基づいてデータ表示がされます。■別のユーザー
別のユーザーとして割り当てたのが”ユーザーA”の場合、
ユーザーAもユーザーBも”ユーザーA”として参照します。
この時、”ユーザーA”の参照設定に基づいてデータ表示がされます。
※ダッシュボードの設定者とは異なるユーザーの参照設定を反映させたい時に使用しましょう■ダッシュボード閲覧者
ユーザーAが参照した場合、ユーザーAとして参照します。
ユーザーBが参照した場合、ユーザーBとして参照します。
この時、ダッシュボードを参照するユーザーに基づいてデータが表示されます。
※各ユーザの権限に応じてデータを表示できることから、動的ダッシュボードと呼ばれます。
※「ダッシュボード閲覧者がダッシュボードの表示ユーザーを選択できるようにする」にチェックを付けると、どのユーザーとしてダッシュボードを参照させたいかを自由に変更することができます。
ダッシュボードの目的に合わせて実行ユーザーを変更すると、より明確にデータ分析を行うことができるようになります。
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まとめ
いかがでしょうか？
ただ単にグラフを羅列したダッシュボードではなく、分かりやすく分析しやすいダッシュボードを作成することでより親近感を持って活用していけるようになると考えています。
まだ試したことない機能があった！という方は、ぜひ自社環境にも落とし込んでみてください。
設定方法を詳しく教えてほしい！という場合は、技術支援も行っております弊社までお問合せ下さい！
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
