バケット項目、数式項目、クロス条件について不動産向けユースケースも併せてご紹介！ 2024年04月15日
みなさんこんにちは。atsumelのsuekichiです！
早いものでもう4月ですね。新入社員が入ってくる会社も多いのではないでしょうか。
実は私は、atsumelは中途入社で、新卒では別の会社で働いていたのですが、その頃の私はまさか何年か後にSalesforce関連のブログを書いているなんて思ってもいなかったです・・・！（ITとは全く異なる業界だったので）
人生どこでどうなるかわからないですね、、！
さて、今回は見たことはあるけど、なかなか使いづらい【バケット項目】、【数式項目】、【クロス条件】についてご紹介します。
不動産向けのユースケースもそれぞれ記載していますので、レポートをもっと活用するキッカケになれば嬉しいです！
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1.バケット項目
■バケット項目とは
バケット項目はレポート上でデータを任意の項目でグループ化したり、特定の値に仕分けたいときに利用する機能です。
バケツのマークがついているのが目印なのですが、この値はこのグループ、この値はこのグループ・・・と、仕分けをして綺麗な表にまとめることが可能です◎Salesforceの登録は細かい粒度で登録して欲しいけど、みたいレポートはもっと大まかな指標なんだよな・・・と思った時に便利な機能になります。
※便利な機能ではありますがいくつか制限があります・・・！詳しくは公式HELPページをご参照ください。
■バケット項目のユースケース
例えば、購入顧客の希望金額ごとに商談の評価をしたいとします。
その際に、レポートの「グループ」に項目を入れてもある程度は分別できますが、もう少し大きい括りでグルーピングをしたい時に活用できます。
マネージャーであれば、今月あと〇〇円の売り上げが必要！というタイミングで、この表を見れば、
高単価の商談で1件決めれそうなのか、低単価商談で3件決めれそうなのか・・今月の営業戦略を立てることができます。
■バケット項目の利用方法
では、ここからは先ほどのレポートの作成方法をお伝えします！
① レポート＞「新規レポート」＞レポートタイプ「商談」 を選択
② 「アウトライン」＞「列▼」＞「バケット列を追加」
③「項目」にバケットにしたい対象項目を選択
④「バケットを追加」＞バケットの値を入力
⑤まとめたい値ごとにチェックをいれる＞「移動先」＞対象のバケットを選択
これで完成です！あとは任意で「グループ」に移動したり、他の項目を追加したりします。
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2.クロス条件
■クロス条件とは
クロス条件とは、子オブジェクトが関連する、もしくは関連しないレコード一覧をレポートで作成することができる機能です。
ポイントとしては【関連しない】レコードを出したい時に、特に重宝する機能です！クロス条件を使うと、たとえば「活動が登録されていない商談」といった条件でレポートを作成できます。
※「カスタムレポートタイプ」でレコードを抽出する方法もありますが、その場合、クロス条件のように「関連しないレコード」を条件に設定して抽出することはできません。
■クロス条件のユースケース
営業経験が長くなってくると、たくさん名刺を交換するため、とりあえずSalesforceに登録したままの顧客もいるのではないでしょうか。
たくさんいる顧客の中で、次のアタックリストを作るため、【具体提案をしていない顧客のリストアップ】や、【過去に訪問をしていない顧客のリストアップ】を作りたい時に使えるのがクロス条件です。ポイントとしては、【〜していない】リストを作りたい場合、活用いただけることが多いです！
■クロス条件の利用方法
クロス条件の利用方法は過去に別記事でまとめております！
ぜひ、そちらをご覧ください！
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3.行レベルの数式
■行レベルの数式とは
Salesforceのレポート作成の時、追加したい項目があるけどSalesforceに登録していなくてどうしよう・・・と感じたことはありませんか？
わざわざカスタムの数式項目を作成したり、レポートをエクスポートして、Excelなどで加工している方もいるかもしれません。
「行レベルの数式」を利用すれば、レポート専用の数式項目を作成することができます。
また、文字列、日付項目にも対応してるため、汎用性が高いのが特長です！※行レベルの数式にもいくつか考慮事項がございます。詳しくは公式HELPページをご参照ください。
■行レベルの数式のユースケース
正直、できることはたくさんありすぎるので、色々なケースで使えますが・・・先ほどお伝えした日付項目を利用した例で考えてみます。
例えば、反響日と初回対応日をSalesforce上で管理していれば、反響から初回対応までの日数をレポート上に表示させられます。
担当者ごとにグルーピングをして、平均日数を出したりすることで、マネージャーからすると初動対応の管理や指導ができるようになります。
また、標準の項目であれば、最終活動日からの経過日数も出すことができます。
不動産でいうと、業者回りで案件を獲得することもあるかと思いますが、最近顔を出していない業者一覧なども作成できます。
次、どこにアプローチすべきかネクストアクションを決める指標にもなりますね！■行レベルの数式の利用方法
できることはたくさんあるので、今回は【契約日からの経過日数】を出してみます。
① レポート＞「新規レポート」＞レポートタイプ「商談」 を選択
② 「アウトライン」＞「列▼」＞「行レベルの数式を追加」③数式を入力＞「適用」
※項目は【項目】タブ、関数は【関数】タブより選択し、【挿入】します。今回は経過日数を出したいので、【今日-契約日】の計算をします。
このように、数式の項目が追加されています！
最終的にこちらのようなレポートが完成します！
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4.まとめ
いかがだったでしょうか！
これを読んでいただいて、少しでもレポートに興味を持っていただけたら嬉しいです！
ちょっとこれは難易度高いかも・・・と感じられた方、
別の記事でもう少し初心者向けの内容も紹介してますので、そちらもご覧ください！
