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Salesforceユーザ向け:情報管理に関わる便利機能 "2選" 2022年09月12日

Salesforceユーザ向け:情報管理に関わる便利機能 "2選"

皆さんこんにちは!最近やたらと首こりに悩まされているBeautyです。
やはり情報社会…パソコンや携帯の画面なしでは生きていけない現代社会の宿命でしょうか…

ということで!今回は、Salesforceのユーザの皆様の作業が少しでも楽になったら…という思いで、
どなたでも簡単に設定/操作可能になる耳より情報をお届けいたします!

もうそんなことは知ってます!というそこのアナタ…!!!復習がてらご覧ください。 

CONTENTS
  • 1. 「私の」リストビューの作成方法

    皆様、リストビューの作成方法はご存じでしょうか?

    リストビューとは対象のオブジェクトをクリックした際、表示する情報を選択するリストのことです!!!

    自分で言っておきながら大変わかりにくいので、補足します…。要するに、下記添付キャプチャで選択できるこれです。

    この設定されている「リストビュー」ですが自分専用のものを作成することが出来るんです!

    例えば…「自分の案件で進行中のもののみを一覧で確認したい…!」「自分の部下の案件を一覧で確認したい…!」

    などご自身のニーズに合わせて作成をすることが可能になります。

    この「リストビュー」会社全体に共有する作成方法と、作成者自身のみが閲覧可能となる方法の2つがありますが、

    今回は後者の方法をご教示いたします!(各ユーザが会社全体に共有すると、リストビューの数が膨大になり逆に作業効率が下がりますので、全社に公開したいもの以外は自身のみ参照する方法で作成ください…!)

     


    【手順】

    ①リストビューを作成したい「オブジェクト」をクリック

    ②「歯車マーク」をクリックし、「新規」をクリック

     

    ③下記赤枠内「リスト名」「リスト API 参照名」をそれぞれ任意のものを記載し「自分のみがこのリストビューを表示できる」を選択

    ※「リスト API 参照名」に関しては英文字でないと保存できないため、英文字を任意で記載をお願いします。(適当なものでも影響はありません!)

     

    ④条件を指定していきます。今回は「私の進行中の案件一覧」を抽出したいと思いますので、ここでは下記の赤枠内「私の商談」を選択します。

     

    ⑤さらに細かく条件を追加していきます。条件の設定が完了したら、「完了」をクリックします。

    「検索条件を追加」をクリックすることでさらに条件を追加することが出来ます。ここで対象オブジェクトの項目名が表示されるので、絞り込みたい項目名を選びます。

    ※選択リストの項目の場合、「値」のところがプルダウンで選択できます。

    ※例えば、「契約日」の記載が入っているリストを出したい!ということであれば、【項目=「契約日」、演算子一致しない、値=空白のまま】にしておくと絞り出すことも可能です。

     

    ⑥条件が正しく設定されていることを確認したら、「保存」をクリック

     

    これでリストビューの設定は完了です!!!どうでしょうか!とっても簡単ではありませんか??

    閲覧したい内容に応じて条件を付け替えるだけで自由にカスタマイズができますので、まだこの機能を使用されていない方は是非!!!!ご利用ください。

     

    <番外編>

    作成したリストビューから1つだけ条件を変えたいだけなのに、1から作成なんてめんどくさいことしてる方いませんか…??

    是非コピーの機能を利用してください!

    手順は簡単!

     

    【コピー元になるリストビューを開く→「歯車マーク」→「コピー」をクリック】

     

    後は上記で説明した手順に従って設定を進めていくだけで簡単にできます!!できるだけあるものを利用して業務時間の削減をしてきましょう!!!

  • 2. レポートのインライン編集の方法

    続いてはレポートのインライン編集についてのご紹介です!

    レポートのインライン編集…何ぞや!!というそこのアナタ。

    言葉の通りの説明になりますが、レポートを確認しながら特定の項目を編集できる素敵な機能なのです。

    この画面でデータを更新することが出来るので、レポートを確認しつつ、更新漏れがある!!など気づいた際にササっと対応でき、非常に便利です!

    ではどのように編集できるのかサクッと説明します!

     


    【編集方法】

    ①対象のレポートを開く

    ②編集をしたい項目の上にカーソルをあてる(※カーソルをあてると「鉛筆マーク」が出てきます!出てきたら正解です!)

    ③「鉛筆マーク」をクリックすると下記の画面に遷移をするので、変更したい値を選択(テキストなどの場合は値を記載)

    ④変更したい値になっているのかを確認(変更をすると黄色掛けになります)

     確認後「保存」をクリックすると変更が完了します!!

     

    しかもこれ、一回一回保存をせずともいくつか変更してから「保存」をクリックすればまとめて変更をかけることが可能なので、

    とっても便利な機能です!私の一押し機能です!!!

     

    ただただ…注意事項が2点あります。

    ①そもそも組織で「レポートのインライン編集」が有効化されていないと使用できません。どの項目も「鍵マーク」が記載されているのであれば、

    有効化されていないので、貴社のSalesforceのシステム管理者に問い合わせをしてください。

    ※レポートのインライン編集の有効化の手順はこちらを参照

    ②レポートのインライン編集ができる項目のデータ型は制限があります。

    Salesforceヘルプ記事に編集不可の項目がまとまっているので、一度ご確認ください。

  • 3. 最後に…

    以上が私がおすすめするデータ登録/更新に関する便利機能になります。

     

    いかがでしたでしょうか??

    Salesforceの便利機能を駆使すると仕事の効率も上がると思います!

    こんな機能あったらな~…という内容は以外と検索すると出てきたりすることもあるので、

    迷ったら一度ネット検索をかけることもおすすめです!

     

    今回お伝えした機能はとっても便利なので是非、活用してみてください!!

     

    それでは See you next time :)

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