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★Special★atsumelが教える!タスク管理方法 2022年11月11日

★Special★atsumelが教える!タスク管理方法

皆さんこんにちは!
今回はスペシャルコラムでお届けいたします😊

内容はズバリ、、、
「atsumelが実施しているタスク管理方法」です!

Salesforceにはタスク確認を行う方法がいくつかあるかと思いますが、atsumelが実際に実施している内容を特別に公開いたします!

是非、貴社運用に置き換えて考えてみて下さいね。 

CONTENTS
  • 1.全員のタスク量管理方法

    まず初めにメンバー全体のタスク量を把握するために使用しているレポートを紹介いたします。

    「〇〇さんは今週が期日のタスクがたくさん・・・でもこの作業は私が手伝えそう、、!」のように、メンバーのタスク量が可視化されることで、お互いに声を掛け合いながら効率的に作業ができるようになります。

    また、まだ誰にも振られていないタスクは一旦「キュー」(タスクの待合室みたいなものです!!)に割り当て、各担当のタスク量をみながら割り当てています。

    私たちが実際に使用しているレポートの条件は画像の通りです。

    円グラフを用いて、一目で誰がどれくらいタスクを抱えているかが確認出来ますね!

    タスク量に偏りがないか、仕事が滞っているメンバーはいないか等が分かります。

     

  • 2.期日切れの対応漏れリスト

    続いて、期日切れのタスク表示です。

    本来であれば対応完了状態であるべきタスクの一覧表示です。
    (なにも表示されていないのがベストな状態です!)

    上司はこのリストを見て、タスクの状況がどうなっているのか確認する必要があります。
    また、自分自身も対応すべきタスクがないか確認出来ますね。

    atsumelでは毎朝10分程度、この対応漏れリストを上司が確認する時間を設けています。
    タスクの管理に関しては登録や更新などなかなか忘れがちになってしまうので・・・(少なくとも私は忘れがちです😅)このように、確認をルーティン化し更新しないといけない環境をつくることが大切です!!

  • 3.●時までに対応が完了していないとメール通知

    「朝、出勤時に確認したお客さんからの連絡は15時までに必ず返信!」等ルールはありますでしょうか。
     

    atsumelでは、お客様関連のタスクは全てSalesforceに登録されるのですが、担当は当日の15時までに自分に振られたタスクを確認し、お客様に一時対応をしなければいけないルールになっています。

    先ほどご紹介したレポートで対応漏れリストを確認することは出来ますが、そもそもSalesforceを見ていない!というユーザ様もいるのではないでしょうか。

    そんな時は、メールで通知する機能が有効的です。

     

    指定日時にレポート内容をメールにて通知が可能です。

    atsumelでは対応漏れが合った場合のみレポートのメール通知が来るように設定しています。

    自分のタスクが終っていないのが、他の人にも通知されます(笑)

    その為、この制度を導入する前よりも時間を意識してタスクをこなす人が増えたように感じます。

     

  • 4.個人のタスク管理方法

    ここまで全体から見たタスク管理方法を主に紹介させて頂きましたが、個人のタスク管理方法も紹介していきます。

     

    それぞれ使いやすい方法を実施しているので、

    自分に合った内容を真似してみてくださいね。

     

    ★Kanbanビュー

    以前のブログでも紹介していますので、詳しい内容は是非こちらからご確認ください(https://atsumel.jp/columns/8)

     

    「未着手」「進行中」「顧客待ち」「延期」「完了」の状況毎にタスクを管理しています。

    期日も表示されるため、「未着手なのに期日が明日、、、」等の状況を確認して実施

     

    ★テーブル

    一覧に表示される項目が「Kanbanビュー」の時より増えましたね!

    項目ごとに並び替えも可能です。

    atsumelでよく使用しているのが「next action」(カスタム項目)です。

    タスクに対して、次回実施するべき日にちを入力しております。

     

    その為、「テーブル」の「next action」で並び替えをし、”今日すべきこと”を確認することが出来ます。

     

  • 5.まとめ

    今回は様々な角度から【タスク管理方法】をご紹介いたしました。

    貴社運用や役職に応じて活用してみてくださいね。

     

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