「フロー」による業務の効率化 〜フローとは？〜 2023年01月09日
こんにちは！atsumelのマダツボミです！
今回はSalesforceのフローについてお伝えします！
フローとは、レコードの作成や更新などの定型的な業務プロセスを「自動化」できるという画期的な機能です。
情報の入力やレコード作成の手間を省くなど、日々の業務の効率化に絶大な効果を発揮します。
また、Salesforceの自動化設定にはプロセスビルダーとワークフロールールもありますが、
フローが機能として最も新しく、多様な設定を実現することが可能です。
一見複雑でとっつきづらいフローですが、一度仕組みを知ってしまうと奥の深さに魅了されてしまうものです。
まずは代表的な３種類のフローの用途について、基本的なところから学んでいきましょう！
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①レコードトリガーフロー
フローにはいくつか種類があり、自動化する処理の開始条件や特徴は種類ごとに異なるので、用途によってフローの種類を選択することができます。
レコードトリガーフローでは、レコードの作成/更新/削除に応じて、処理を実行します。
実行するタイミングは、レコードを作成/更新/削除した時だけでなく、一定の時間が経過した後とすることもできます。
日々情報を入力するにあたって、手間をとられている定型的な作業はありませんか？
レコードトリガーフローを使用すれば、次の例のように作業の自動化を実現できます◎
(例)
・商談名を一定のルールに基づいて入力したい
→商談レコードを作成したら、商談名が「レコードタイプ名＋顧客名」等に自動で入力できます◯
・商談が契約に至ったらChatterで報告したい
→商談のフェーズが契約に変更されたら、Chatterを自動で投稿できます◯
・商談中の顧客に架電した回数を分析をしたい
→ToDoレコードの数を関連する商談レコードに自動でカウントできます◯
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②画面フロー
画面フローでは、レコードの入力画面の一部を表示して、入力内容をもとにレコードを作成/更新するといった処理ができます。
画面はページ上に埋め込んだり、ボタンを配置して画面を表示させることもできます。
(例)
・取引先と商談のレコードをまとめて作成したい
→取引先と商談にそれぞれ反映される入力画面を表示できます◯
・画面で開いているレコードのコピーを作成したい
→レコードのコピーを作成するボタンを画面に常時表示できます◯
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③スケジュールトリガーフロー
スケジュールトリガーフローでは、指定した時間および頻度で、複数のレコードを一括で処理することができます。
スケジュールを設定しておくことで、毎日実施したい処理などを自動化することに活用できます。
(例)
・特定の条件を満たす商談のフェーズを毎週自動で更新したい
→商談が特定の条件を満たすか毎週チェックしてフェーズを自動で更新できます◯
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④ワークフローおよびプロセスビルダーの廃止とフローへの移行
フローの他の自動化設定としてワークフロールールとプロセスビルダーが存在します。
これら２つはいずれも2023年内の廃止が発表されており、ワークフロールールは既に新規作成もできなくなっているので要注意です。
また、現在使用いただいてる場合は、廃止されてしまう前にフローへの移行が必要となりますが、「フローに移行」というツールがリリースされているので、こちらを使用いただくことで簡単に移行を行うことができますのでご安心ください。
もし移行に不安をお抱えの場合は、弊社にもぜひ一度ご相談ください。
【参考：Salesforceヘルプ】
ワークフローおよびプロセスビルダーの廃止とフローへの移行
[フローに移行] ツールを使用したフローへのワークフロールールの変換 (正式リリース) -
⑤まとめ
フローのイメージはつきましたでしょうか。
日々繰り返し行わなければならない定型的な作業は、自動化することで業務を効率化していけると良いですね◎
現場の方々が入力の負担を感じている部分についてはぜひ社内で共有し、改善のアイデアを出していきましょう。
また、システム管理者の方々も現場の意見をどんどん吸い上げて、自社のSalesforce環境をより良いものにしていきましょう。
それでは本日のコラムは以上です。次回はフローの「要素」についてお伝えします。
ご一読ありがとうございました！！
