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ユーザ追加・無効化方法 2023年05月19日

ユーザ追加・無効化方法

みなさんこんにちは!
atsumelのこあらです🐨

今回は【ユーザ追加・無効化方法】についてご紹介いたします。
社内で新入社員の方の入社や退職に伴いユーザ情報のメンテナンスが必要になる場面があるかと思います。
社内で管理出来ればいち早く対応が可能ですね。

それでは早速紹介していきます!

CONTENTS
  • 1-1.ユーザ追加方法〜作成方法〜

    まずは【ユーザ追加】方法についてです。

    「●●」さんと同様の権限にしたい!
    などの場合はその方のユーザ情報を確認しながら設定することでスムーズに追加可能です◎


    ①「設定」から設定画面へ遷移

     

    ②「クイック検索」にて「組織情報」と検索

    ユーザを追加するにあたり「ライセンス」が必要になります。

    「組織情報」から必要なライセンスの残数を確認します。

    ③「クイック検索」にて「ユーザ」を検索

     

    ④「新規ユーザ」をクリック

     

    ⑤必要な情報を入力

    赤色の縦線が入っている箇所は”入力必須”箇所です。

    :姓

    :名

    別名:フルネームで登録するのが一般的です

    メール:メールアドレス

    ユーザ名:デフォルトで「メール」の値が入りますので必要に応じて変更してください

    ニックネーム:デフォルトで値が入りますので必要に応じて変更してください

    ロール:設定必要有無に応じて選択してください

    →ロールの使いこなし方についてはこちらを参照してください!

    ユーザライセンス:必要な「プロファイル」に応じて選択してください

    →詳しいライセンスの違いはこちらから確認可能です。

    プロファイル:必要な情報を選択してください

    →詳しい情報はこちらから確認可能です。

    その他:必要な権限に応じて✓

    「キャンペーン」を使用する場合は「マーケティングユーザ」に✓をしてください。

    ⑥パスワードの設定が必要であるメールを即時で飛ばす場合は「パスワードをリセットしてユーザに通知する」に✓をいれて「保存」をクリック

    ※パスワード設定のメールは24時間でリンクが使用できなくなる為、即時で設定できない場合は後から通知してください。

    これでユーザが作成されました。

  • 1-2.ユーザ追加方法〜権限セット付与方法〜

    続いて、作成された"ユーザ"に対して必要な権限を与えるために「権限セット」を付与していきます。

    そもそも権限セットって、、?
    という方はまずはこちらを確認してみてください!

    今回もユーザ作成時と同様に、何を付与したらいいか分からない場合は同様の権限にしたいユーザを参考にして権限を与えてあげてくださいね。

    ①作成したユーザの"権限セットの割り当て"にて「割り当ての編集」をクリック

     

    ②必要な"権限セット"を選択して追加(▶)した後に「保存」

    これで完了しました!

  • 2.ユーザ情報編集方法

    ”所属店舗が変わった”、”役職が変わった”などの場合で「ロール」や「プロファイル」の変更が必要になることなどがあるかと思います。

    ここでは、ユーザの情報を更新したい場合の変更方法をお伝えしていきます。

    ①対象ユーザを選択し、「編集」をクリック

     

    ②必要な箇所を変更

    「ロール」「ユーザライセンス」「プロファイル」は選択式で変更可能です◎

    ③最後に「保存」をクリック

     

    これで変更完了です!

     

  • 3.ユーザ無効化方法

    最後にユーザを無効化する方法をお伝えいたします。

    "●●さんが退職した"などでユーザ無効化の対応が必要となります。

    ①変更方法と同様に対象ユーザを選択し、「編集」をクリック

     

    ②「有効」ボタンの✓を外した状態で「保存」

    以上で完了です!

    追加に比べても無効化は簡単ですね。

     

    ちなみに、、

    無効ユーザが所有している【商談】や【顧客】はどうなるのだろう、、?
    と思われた方もいますよね。

    この場合は所有者が無効ユーザのままの状態で残ります!
    無効ユーザが所有者の状態でレコードの変更は行えますので、引き継いだ担当者へ所有者を変更という対応が可能です。

    ※無効ユーザを新たにレコードの所有者等に選択することは不可能になります。

  • 4.まとめ

    皆さんいかがでしたでしょうか。

    Salesforceを使用する!となった際にまずはユーザの追加が必要となりますよね。

    この記事を見ながら設定してもらえると嬉しいです。

    それではまた時間に記事で👋

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