Salesforceの面倒なデータ入力作業を減少！ 効率化を実現するアイデア2選！ 2024年06月10日
みなさん、こんにちは。atsumelのsuekichiです！
あっという間に6月ですね！最近は少しずつ暖かくなってきて街にも人が増えたような気がします。
きっとすぐに夏が来てしまって暑くて外に出たくないと思ってしまうので、今のうちにテラス席を満喫したりBBQしたりするつもりです😎
さて、社内でSalesforceの管理をしていると、ユーザーの方々より、「入力が面倒」などの声はありませんか？
上層部はいろんな角度から分析したいから項目を増やして欲しい、ユーザー側は入力が面倒だから項目を減らして欲しい・・・間に挟まれて「どうすればいいんだ！」と投げ出したくなっている管理者さんもいらっしゃるのではないでしょうか？（笑）
実はアイデア次第で、項目は減らさずともユーザーの皆さんの入力の手間を省くことができます！
入力工数削減によって、業務効率化を叶えるようなアイデアを2選お伝えします！
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1.ルックアップ検索条件
■ルックアップ検索条件とは
ルックアップ検索条件は、Salesforceにおいて異なるオブジェクト間の関連付けを設定した条件で制御する仕組みです。
参照項目・主従関係項目・階層関係項目を入力する際に紐づくレコードを選択するかと思います。
何も設定していないと検索対象が全てのレコードですが、例えば、【検索対象となるのは自分の所有しているレコード】のように検索の時点で絞り込みが可能です。
ルックアップ検索条件を利用すれば、異なるオブジェクト間のデータ関連付け作業の簡素化を実現できます！■設定方法
今回は商談の「担当マネージャー」の選択項目にルックアップ検索条件を設定します。
新人の方など、まだ一人で商談を持たない担当者さんが「担当マネージャー」に自分のマネージャーを入力することで商談のサポートをしてもらうような項目です。
今回は自分のユーザ情報にある「マネージャー」のみが検索にヒットするような条件を設定してみます。
マネージャー項目には【atsumel 太郎】さんを指定しています。
①「設定」＞対象の項目を選択＞「編集」
②制御したい項目にルックアップ検索条件を設定
※今回は現在のユーザーのマネージャーIDと、ユーザIDが一致するレコードを抽出します
③条件種別を設定し、「有効」にチェックボックスをいれて保存
条件が適用されて、自分のマネージャーのみ表示がされるようになりました！
■注意事項
ルックアップ項目で使用する項目には使用不可なデータ型が存在します。
また、条件に使用する項目はページレイアウトに配置が必要など、利用する場合には考慮事項がございます。
詳しくはSalesforce公式ヘルプを確認してください。 -
2.項目の連動関係
■項目の連動関係とは
項目の連動関係とは、別の項目の値に基づいて選択リストの内容を変更することができる機能です。
例えば「担当エリア」項目の値によって「担当店舗」項目を出し分けることが可能です。
項目の連動関係を設定することで、ユーザによる制御項目の値入力に応じて、連動項目の値を素早く選択することが可能になるため選択リストの値を探す手間が削減されます。■設定方法
今回は、「担当エリア」を「第1エリア」で選択していた場合、「担当店舗」で選択できる項目を「岡崎店」「東海店」「豊田店」に制限してみようと思います。
①「オブジェクトマネージャ」＞対象のオブジェクトを選択＞「項目とリレーション」＞「項目の連動関係」
②「新規」をクリック
③制御項目と連動項目を選択＞「次へ」
④連動項目を選択して「値を含める」「値を除外する」を設定＞「保存」
確認してみると「第１エリア」が選択されている場合、「担当店舗」が「岡崎店」「東海店」「豊田店」に制限されていることがわかります！
■注意事項
連動関係を利用する場合もいくつか考慮事項がございます。
こちらもSalesforceの公式Helpをご参照ください。 -
3.まとめ
いかがだったでしょうか。
入力工数の削減の方法は、項目数を減らすだけではありません！
Salesforceの機能をフル活用して業務効率化に繋げていただけると嬉しいです。
atsumelではお客様のお悩みに合わせて最適な運用や構築をご提案いたします。
興味がある方は一度お問い合わせください！
