不動産DX事例③：反響後のサンキューメール自動化で、初動対応を仕組み化 2026年10月29日

• 営業支援
• 定着化
• 業務効率化
• 運用・活用

本コラムでは、新築マンションの販売現場で、問い合わせ直後のお礼メール（サンキューメール）を自動化の仕組みと仕組みによって実現したマーケティング推進について紹介していきます。

CONTENTS

• 課題：初動対応の時間が、担当者でバラバラ
• 打ち手：反響が入った時点で、物件ごとのお礼メールを自動で送る
• 実現方法：営業支援システムとマーケティングツールの役割分担
• 効果：初動が「担当者次第」から「仕組み」に変わった
• まとめ

• 課題：初動対応の時間が、担当者でバラバラ

  日々の接客や追客活動に追われているなかで、次々に来る反響に対して初動対応が遅れてしまったり、対応が漏れてしまうことに課題を感じていました。特に、資料請求を開始したタイミングなどは、大量に反響が来ますので、一層初動対応に課題を感じていました。

  さらに反響の日時は顧客によってバラバラの中で、早いタイミングでお礼メールを送ることにも課題感を持っていました。

  また、手作業で作るメールは担当者によって文面や送るタイミングがばらついてしまうことに課題感を持っていました。さらに誰が・いつ・どんなメールを送ったかの記録を残すことにもばらつきがあり、送り忘れや、同じ顧客に二度送ってしまうような現場も混乱を生むこともありました。

• 打ち手：反響が入った時点で、物件ごとのお礼メールを自動で送る

  課題に対しての取り組みは、問い合わせが入った時点でお礼メールを自動で送る仕組みを構築しました。この取り組みで懸念が発生するのが公式HPからポータル、直接問い合わせなど、様々な経路で発生する反響ですが、この取り組みでは、どの反響の場合でも、顧客と商談のデータが作られると自動でお礼メールが送られるような仕組みにしていて、対応を一律にしています。
  

  また、サンキューメールの文面は、反響物件ごとに異なるメールテンプレートを用意して、物件ごとに魅力を訴求します。システムの裏側では、どの物件の反響かが分かるようにシステムが判断して、その物件の特徴に合わせた内容をメール送信します。

  さらに配信メールは、顧客システムの商談の履歴に自動で記録されます。これによって担当者は、いつ、どの顧客に、どのメールが送られたかを画面で確認できるようにしています。

• 実現方法：営業支援システムとマーケティングツールの役割分担

  本事例はこの仕組みを実現するために新しいシステムは導入しておらず、すでに使っていた営業支援システム（Salesforce）と、メール配信などを担うマーケティングツール（Account Engagement）を組み合わせて構築しています。

  仕組みとしては、Salesforce側で「どの物件への問い合わせか」を判断して、マーケティングツール側へメールの合図を出し、マーケティングツール側でメールを自動送信します。

• 効果：初動が「担当者次第」から「仕組み」に変わった

  月間、約600件の新規反響が発生して、そのうち約99%が1時間以内に送られています。夜間や休日に入った反響に対しても、お礼メールをすぐに届けることができますので、顧客が問い合わせを覚えているうちに最初の連絡が届くので、その後の接点を作りやすくなります。

  さらに忙しい営業担当者のお礼メールを1通ずつ書いて送る作業がなくなったことで業務負荷軽減になりました。その時間を、電話での追客や来場の案内といった、人にしかできない仕事に回すことが可能になっています。

  副次的な効果：お礼メールが、顧客の関心を知る入口になった

  今回の自動化による仕組み化は、マーケティング面でも効果が得られます。

  それは、お礼メールを経由した顧客の興味・関心を把握する起点にできたことです。

  通常は、販売物件のサイトを見ている人が誰なのかを知ることができませんが、自動送信したお礼メールの文内に記載された物件サイトのURLリンクをクリックしてもらうことで、Cookieを付与することができ、Cookie経由で閲覧者が「どの顧客か」を識別できるようになります。

  「どの顧客か」がCookieによってわかったあとは、顧客が物件サイトのどのページを見たか、何度訪れたかが顧客ごとに記録され、サイト内の興味・関心をスコアリングすることができます。

  さらに、スコアが一定の点数を超えた場合には、その物件の担当チームに自動で通知を届ける自動化も仕組み化することができますので、今まさに検討が進んでいる顧客に対してアプローチができるようになりました。
  

  近年は、他社のサイトをまたいで閲覧者を追跡するサードパーティ Cookie が、ブラウザの規制によって使いにくくなっています。その分、自社で集める顧客データの価値は高まっています。問い合わせの直後に届き、開封されやすいお礼メールは、そうしたデータを集める起点として効率のよい手段です。

• まとめ

  問い合わせへのお礼メールは、どの不動産会社でも送っているものです。ただ、手作業のままでは、送るタイミングが担当者の状況に左右され、記録も残りにくくなります。

  今回紹介した事例では、サンキューメールの自動化で、営業負荷をかけずにメールを送信することができ、夜間や休日を問わず1時間以内にメールを送信することができる体制ができました。

  担当者はメールを送る作業から解放され、追客や接客に時間を使えるようになっています。さらに、マーケティング面でも顧客の興味・関心を分析することができるようになりました。

  「問い合わせへの初動が遅れがちになっている」「Web サイトを見ている顧客の関心をつかめていない」という課題をお持ちでしたら、まずは今の運用をお聞かせください。現在お使いのツールを生かした進め方を、貴社の状況に合わせてご提案します。

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