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承認プロセス設定方法【前編】 2022年07月04日

承認プロセス設定方法【前編】

皆さんこんにちは!atsumelのこあらです。
最近暑い日が続くようになりましたね。
熱中症や夏バテに気をつけないといけない季節ですね。

今回は【承認プロセス】についてお話致します。
会社の規模が大きくなればなるほど必要な機能です。
また、業務効率化を図る上でも欠かせません!

承認プロセスの設定は手順の工程が長いため、
今回は第一ステップの部分についてお話させていただきます。

CONTENTS
  • 1.承認プロセスとは?

    そもそも【承認プロセス】とは、許可を取りたい人が承認申請を行い、許可をする承認者がその申請を承認する流れのことを言います。

    会社ではよくあることではないでしょうか?

    例えば…

    ・経費の申請
    ・目標/振り返りの申請
    ・残業代の申請

    等々、会社ごとに様々な申請が必要になるかと思います。

    「申請許可をもらうため、申請書を印刷して押印してもらおう!」
    ってことは非効率です。

    こんなよくある場面を簡単にしてくれるのがSalesforceの【承認プロセス】です!

  • 2.事前準備

    まずは定義決めが必要となります。

    ・オブジェクト
    ・申請開始条件(申請をするタイミング)
    ・承認者(ユーザを指定するかロールを指定するか)
    ・承認条件(最初の返答で承認か全員のOKで承認か)

    こちらの内容は、会社の運用を考えて決定してくださいね。

    定義が決まったら、承認プロセスを設定するために事前準備を行います。

    ・申請が必要となる【オブジェクト】
    ・オブジェクトに「状況」などの必要項目の作成
    →「状況」では「未承認」「承認済」が設定できるようにしておくと良いです。
    ・通知メールテンプレートの作成

  • 3.設定方法

    それでは設定方法を案内していきます。
    キャプチャを参考にしてもらえると分かりやすいと思います◎

    ①承認プロセス作成

    クイック検索より「承認プロセス」を選択いたします。

    対象のオブジェクト入力後、「承認プロセスを新規作成」ボタンをクリックし「標準ウィザードを使用」を選択します。

    ②命名

    「プロセス名」「一意の名前」を入力します。

    ③入力条件

    承認が必要となる条件を設定します。

    今回の場合「商談のフェーズ」が「決済」という条件を設定しています。

    ④承認者項目

    「割り当て先として使用するユーザ項目」に「マネージャ」を選択します。

    ここで、ユーザ項目を使用して自動的に承認者を割り当てることもできます。その場合に使用するユーザ項目を選択します。

    ⑤通知テンプレート

    事前に用意しておいたメールテンプレートをここで設定いたします。
    承認申請が割り当てられたことを承認者に通知するメールテンプレートを用意しておいてくださいね。

    こちらは設定がない場合でも作成自体は可能となります◎

    ⑥レイアウト項目
    承認者が実際に申請を承認・承認却下をするページに表示する項目を選択していきます。レイアウトに必要な項目をここで選択してください。

    ⑦申請ユーザの選択
    実際に承認申請をするユーザをここで指定します。
    レコードの所有者である場合が多い設定箇所です。

    ①~⑦までが承認プロセスを作成するウィザードです。
    ここまで設定お疲れ様でした。

    この後、【承認ステップ】及び【承認時のアクション】が必要となります。
    この続きは次回のブログでお話させて頂きます!

  • 4.まとめ

    ここまでいかがでしたでしょうか。
    中々長い道のりになりそうですね…(笑)

    でも【承認プロセス】を設定すれば効率的な働き方への一歩が進みます!

    それでは、また次回のブログで一緒に頑張りましょう。

     

    ~承認プロセス設定方法【後編】はこちらから~

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