重複ルールの作成と活用方法 2023年03月31日
こんにちは！atsumelの てち です☺
今回は重複ルールの設定方法について説明します★
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１．重複管理をすることの重要性！
重複管理の設定をすることでSalesforce内に重複しているデータがどれかが簡単にわかるようになるだけではなく、登録を防ぐことも可能となるため、データ品質を保持するためには設定必須な機能となります。
重複管理の設定を行っていないと、同じ顧客に複数の担当者が営業アプローチをかけてしまったり、最新の顧客の情報がどれか判別できずデータに対しての不信感が発生します。
重複するレコードをチェックするための機能として「一致ルール」と「重複ルール」が存在します。
各環境にはデフォルトで取引先、個人取引先、取引先責任者、およびリードの標準重複ルールが用意されていますが新しく重複ルールを作成することが可能です◎ -
２．一致ルールの作成方法
まず、一致ルールの作成方法を説明します。
一致ルールは重複レコードを判別する方法を定義します。項目の値を比較して、あるレコードと既存のレコードが重複しているかどうかを判断します。今回は取引先オブジェクトの取引先名に対する一致ルールを設定する例をもとに説明していきます。
［設定］から、［クイック検索］ボックスに「一致ルール」と入力し、［一致ルール］を選択します。
［新規ルール］ をクリックし、新しい一致ルールを作成します。
一致ルールを適用するオブジェクトに［取引先］を選択します。
続いて、一致ルールの設定画面にて、［ルール名］を付けます。ここでは「取引先名一致」と名前を付けます。［一意の名前］はローマ字で登録します。
次に、一致条件を追加します。［項目］に「取引先名」を選択し、［一致メソッド］には「完全」を選択します。「あいまい」の利用はラテン文字のみがサポートされていますので基本的には「完全」を選択してください！
（公式ヘルプ）
※オプション［空白項目をマッチング］にチェックをいれると、比較対象の両方のレコードでその項目が空白であれば、項目は一致するとみなされます。
最後に、［保存］ボタンをクリックして一致ルールの設定を保存します。
［有効化］ボタンをクリックして一致ルールを有効化にしなければルールは機能しませんので忘れずにクリックしましょう！
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３．重複ルールの作成方法
続いて、カスタム「重複ルール」の作成方法について説明します。
今回は先ほど作成した取引先名の一致ルールに連動して、アラート・レポートのアクションを実行する重複ルールを作成していきます。［設定］から、［クイック検索］ボックスに「重複ルール」と入力し、［重複ルール］を選択します。
そして、［新規ルール］をクリックして［取引先］を選択します。
重複ルールの編集画面にて、［ルール名］を付けます。ここでは「Account NameMatch」と名前を付けます。
レコードセキュリティレベルは、［共有ルールを適用］を選択します。
［共有ルールをスキップ］を選択すると、重複を検出する時に「アクセス権に関係なくレコードすべてが比較される」ため注意してください。さらに、ユーザーが重複したレコードを保存しようとしたときの動作を指定します。
［作成時のアクション］［編集アクション］をともに「許可」にして［アラート］と［レポート］がチェックされた状態にします。アラートテキストには、「いずれか1つのレコードを使用しますか？」のように、ユーザがどう行動すべきかの指標になるようなテキストを記入しておくとよいです◎
［アラート］にチェックをすると、作成や編集して保存をする際に「アラートテキスト」を表示して注意喚起をすることができます。
重複ルールの設定時に［アクション設定］でレポートにチェックを付けておけば、リスト形式でレコードが重複しているかを確認できます。
重複ルールを設定したオブジェクトについて、重複レコード項目を設定した新規カスタムレコードタイプを作成します。
今回ご紹介した取引先の重複であれば、［A：取引先］と［B：重複レコード項目］について、「各「A」レコードには関連する「B」レコードが1つ以上必要です。」と設定してください。
このカスタムレポートタイプで新規レポートを作成すれば、リアルタイム更新されるリストで重複レコードを確認できます。
次に、一致ルールを指定します。［取引先の比較対象］を「取引先」にして、［一致条件］には前項で作成した一致ルールを選択します。
最後に、一致ルールの作成時と同様に、［有効化］ボタンをクリックして、重複ルールを有効化します。
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４．最後に
実際に取引先オブジェクトで重複レコードの作成を試してみましょう。
取引先名が一致するレコードが既に存在する場合、以下のようなアラートが表示されます。
いかがでしたでしょうか？
一致ルールと重複ルールの重複管理機能を使い、細かいルール設定を行うことで、営業部門による意図しない重複データの入力を阻止できます。また、作成してしまった重複データに関してはマージ作業を行うことによってデータクレンジングがされた綺麗な環境を保つことが出来ます！
方法に関しては別コラムにて説明しているので是非参照ください！
