【ToDo】と【活動の記録】の使い分け 2023年04月19日
こんにちは！atsumelの てち です☺
今回は「ToDo」と「活動の記録」についてお話していこうと思います！
- CONTENTS
-
はじめに
皆さんは顧客や商談に対してのスケジュール管理やタスク管理をSalesforceで行っておりますでしょうか？
タスクを作成する際に「新規ToDo」と「活動の記録」のボタンがあり、どのように使い分けたらいいかわからないなあと思ったことはありませんか？
さらに混乱するのが、アイコンは異なるのにレコードの詳細を開くと「新規ToDo」から作成したものも「活動の記録」から作成したものも、どちらもToDoとして作成されているのです…！！
それぞれの定義に関しては以下のように考えると使い分けしやすいです。
・ToDo：これからやることを登録する
・活動の記録：登録時点ですでに終わったことを登録するなので、事前にお客さんに電話する予定があるときはToDo、電話した後に履歴を残す場合は活動の記録で登録をします◎
-
レイアウトの調整方法
活動ってどこでレイアウトを変えればいいの？？
・・・となったことはありませんでしょうか？
通常のオブジェクトの設定やカスタマイズと同様にレイアウトに項目を反映させても、関連させたいレコードから活動を新規作成する画面から出てこない…となりますよね。
活動に関して、新規作成画面と編集画面のレイアウトの調整をする箇所が異なるのです…！
一度登録した活動を修正する画面に関しては標準オブジェクトと同様でレイアウトを調整してもらえれば大丈夫です！
新規作成画面に関しては「グローバルアクション」からレイアウトの調整をします。
すると以下のように新規画面に項目が表示されます！
活動は他のオブジェクトのレコードよりも作成する数も多いため、
新規作成時は最低限登録しなければいけない項目のみ表示すると利用者もわかりやすく登録がしやすいかもしれません★
-
最後に
最後に豆知識情報にはなりますが、自動化設定にてToDoを自動生成する際に活動の記録として作成したい場合は「ToDoのサブ種別」という標準項目の選択値を"Call"と反映するように設定するとアイコンが活動の記録として登録されます！
活動管理は、しっかりと管理できれば業務効率向上や最終的には売上向上までつながる重要なポイントとなります！
是非上手く活用してみてください☺
スケジュール管理に関して気になる方は、以下コラムも参照ください★
カレンダー便利機能
公開カレンダーの設定方法
