Salesforceのレポートエクスポート機能の活用法 2023年08月07日
こんにちは、りーりーです！
今回は「レポートの作成方法」と「レポートからのエクスポート方法」をお伝えします。
”〇〇のリストを作成して出力したい””ある期間のデータのバックアップをとりたい”など、よくお問合せをいただくことも多く、Salesforceをご利用いただく上では、登場回数が多めの機能だと思います。
方法を習得していただくと好きな時に必要なデータをエクスポートできるようになるので、ぜひ皆さん参考にしていただきたいです！
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レポートの作成方法
まずは、基本的な「レポートの作成方法」についてです。
大きなステップは以下となります。
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1．レポートタイプの選択
2．検索条件の設定
3．表示する項目の設定
-----1．レポートタイプの選択
レポートタイプとは、これから作成するレポートにどこの情報を表示させたいかを表すものです。
例えば、今回はお客様の情報を表示させたいので、『リード』を選択します。
レポートタイプの選択に迷う場合は、下記コラムも参考にしてみてください。
正しいレポートタイプの選び方2．検索条件の設定
検索条件では、どんな条件でレコードを表示したいかを設定していきます。
例えば、今まで作成された全データを表示させたいということであれば、こちらの参考画像のように設定します。
その他、検索条件の設定次第で様々なレコードの絞り込みが可能です。
Salesforce社が公式で検索条件の設定方法を公開していますので、皆さん練習してみてください。
データを絞り込む3．表示する項目の設定
どの項目をもとにしてレコードを表示させるかを設定していきます。Excelでリストを作成する際の1行目にあたる部分です。
”列を追加”から任意の項目を追加したり、✕印より任意の項目を削除したりします。
その時に必要な項目だけを選択できるのが便利ですよね。
ここまでできたら、あとは【保存＆実行】よりレポートの保存を行います。
これでレポートは完成です。
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レポートからのエクスポート方法
では、先程作成したレポートをエクスポートしてみたいと思います。
画面の右上の▼から、「エクスポート」を選択します。
■リスト形式でエクスポートしたいとき
ポップアップ画面にて「詳細のみ」を選択し、文字コードを変更していきます。
ご利用の端末に合わせて変更をしてください。
（Windowsをご利用の方は、”日本語（Windows）”を基本的に選択します。）
「エクスポート」をクリックするとExcel形式でエクスポートされます。
（”ファイルが破損しているか、安全ではない可能性があります。～”といったメッセージが出るかもしれませんが、気にせず進んでいただいて問題ございません。）
※保存時に一点気を付けてください！
Excel形式でのエクスポートになりますが、ファイルの種類：Webページとなってしまいます。
変更して保存することを推奨いたします。
■集計された状態でエクスポートしたいとき
ポップアップ画面にて「フォーマット済みレポート」を選択し、「エクスポート」をクリックします。
レポートで表示されている状態のままエクスポートすることができます。
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まとめ
いかがでしょうか！
レポートからのエクスポートは数クリックで行える簡単な機能です。
ただし、セキュリティ面の観点からエクスポートできないように権限を制限している環境もあるかと思いますので、その際は一度システム管理者様へご確認ください。また、エクスポートはデータローダというツールを利用して行う方法もございます。
こちらはシステム管理者向けの方法となりますが、よろしければ合わせてご確認ください！
データローダを利用したデータのエクスポート方法最後までありがとうございました！
